Googleフォームの作り方・使い方【簡単説明】

Googleフォームを今すぐ使いたい。
必要最低限だけ教えて・・・!

この記事では、はじめてGoogleフォームを使う人を対象に、フォームの作成 ~ 回答の確認までの一連の手順について、最低限必要な部分にしぼって解説します。

フォームを作成する

まずは、Googleドライブにアクセスし、左上の+ 新規ボタンをクリックし、Googleフォームをクリックします。

新規 > Googleフォーム の順にクリックすることで新たなフォームを作成できる
新規 > Googleフォーム の順にクリックする。

Googleフォームの編集画面が表示されるので、①ファイル名②フォームのタイトル③フォームの説明(任意)を設定しましょう。

Googleフォームにファイル名、フォームのタイトル、フォームの説明(任意)を入力する
①ファイル名、②フォームのタイトル、③フォームの説明(任意)を入力する

これだけで、とりあえずフォームを作成することができました。

デザイン(テーマ)を変更する

必要に応じて、フォームのデザインを変更できます。
右上のパレットボタンを押すと、ヘッダー画像、背景色、フォントを選ぶことができます。

Googleフォームでのテーマの編集
このようにテーマの編集ができる

質問を作成する

早速質問を作成してみましょう。

1つ目の質問として、最初から「無題の質問」が用意されていますので、それを編集してみましょう。

Googleフォームで質問の設定をする。(①質問の名前 ②質問形式 ③回答選択肢など(質問形式によって異なる) ④回答必須かどうか)
①質問の名前 ②質問形式 ③回答選択肢など(質問形式によって異なる) ④回答必須かどうか

まず、①質問を入力し、②質問形式を選択します。
質問形式は、記述式、選択式・・・などをはじめ、様々な形式を選べるので、質問内容に適した形式を選びましょう。(この例では、ラジオボタンを選んでいます)

 こちらの記事ですべての質問形式を紹介しています。

③の部分は、選んだ質問形式によって異なりますが、この例(ラジオボタン)では、回答の選択肢を設定しています。

④必須をONにすると、この質問を回答必須の質問にできます。

これで、1つ目の質問が作成できました。
続いて、2つ目以降の質問を作成するには、右側のボタン(質問を追加)をクリックします。

Googleフォームで質問を追加するには、+ボタン(質問を追加)を押す
質問を追加するには、+ボタン(質問を追加)を押す
新しい質問が追加できました

新しい質問が追加できました。
質問の順序を入れ替えたい場合は、質問の上部の6点マークをクリックしながら動かします。
また、最下部のボタン(必須の左)で質問の複製や削除が可能です。

この要領で、質問をすべて作成していきましょう。

フォームの設定を行う

Googleフォームには様々な設定があります。
編集画面上部のタブ(質問 回答 設定)から設定をクリックします。

Googleフォームの「設定」タブで、様々な設定を行うことができる。
「設定」タブにて、様々な設定を行うことができる。

かなり多くの設定項目がありますが、そのうちの一部は、かなり重要な設定項目になっています。
以下、私が必ず確認しておくべきと考えている設定項目を紹介します。

回答 の設定(重要なものを抜粋)

メールアドレスを収集する

ONにすると、一番最初の質問に「メールアドレス」が追加されます。(必須回答)

Googleフォームの設定で、[メールアドレスを収集する]をONにすると、先頭に「メールアドレス」の質問が追加される。
先頭に「メールアドレス」の質問が追加される。

回答のコピーを回答者に送信

回答者に、回答内容のコピーがメールで届くようにできます。
先述 [メールアドレスを収集する] をオンにする必要があります

Googleフォームの設定で、[回答のコピーを回答者に送信]を設定すると、回答者はこのようなメールを受け取ることができる
回答者はこのようなメールを受け取ることができる

[ オフ ]を選択すると、
回答のコピーは送信されません。

[ リクエストされた場合 ]を選択すると、
回答者が、コピーをメールで受け取るかどうかを選択することができます。
(フォームの最後に、コピーを受け取るかどうかの選択肢が表示されます)

Googleフォームの[回答のコピーを回答者に送信]の設定で[リクエストされた場合]を選択すると、フォームの最後に選択肢が表示される
フォームの最後に選択肢が表示される

[ 常に表示 ]を選択すると、
必ず回答内容のコピーがメールで届きます。

Googleフォームの[回答のコピーを回答者に送信]の設定で[常に表示]を選択すると、フォームの最後にメッセージが表示される。
フォームの最後に、メッセージが表示される。

回答の編集を許可する

ONにすると、回答した後に、回答者が内容を変更できるようになります。

Googleフォームの設定で、[回答の編集を許可する]に設定すると、回答後に、編集画面へのリンクが表示されるようになります
回答完了画面に、編集用のリンクが表示されるようになる

< 組織名 >と信頼できる組織のユーザーに限定する

このフォームを表示したり、回答したりできるユーザーを限定することができます。
自社の社員のみを対象とする場合などにONにしてください。

* 会社や学校で契約しているアカウントで利用する場合のみ、この項目が表示されます。
* フォームに回答するには、回答者はGoogleアカウントにログインしている必要があります。

それ以外のユーザーがフォームにアクセスした場合、
権限が必要です このフォームは、オーナーの組織に所属するユーザーのみが表示できます。間違いであると思われる場合は、フォームのオーナーにお問い合わせください。
というメッセージが表示されます。

[< 組織名 >と信頼できる組織のユーザーに限定する]に設定した場合、同じ組織(または信頼できる組織)以外の人がアクセスした場合、権限が必要な旨のメッセージが表示される
同じ組織(または信頼できる組織)以外の人がアクセスした場合、権限が必要な旨のメッセージが表示される

回答を 1 回に制限する

ONにすると、同じユーザーはこのフォームに1回しか回答できなくなります。
* フォームに回答するには、回答者はGoogleアカウントにログインしている必要があります。

同じユーザーが2回目の回答をしようとすると、
既に回答済みです このフォームに記入できるのは1回のみです。間違いであると思われる場合は、フォームのオーナーにお問い合わせください。
というメッセージが表示されます。

[回答を 1 回に制限する]に設定した場合、1回しか回答できない旨のメッセージが表示される。
1回しか回答できない旨のメッセージが表示される

プレゼンテーション の設定(重要なものを抜粋)

結果の概要を表示する

*重要なので必ず読んでください!

ONにすると、回答者は他の回答のサマリを閲覧できるようになります。

[結果の概要を表示する]をONにすると、回答完了画面に、他の回答を閲覧するためのリンクが表示される。
回答完了画面に、他の回答を閲覧するためのリンクが表示される

回答の分布などを公開したい場合、非常に便利な機能なのですが、思わぬ個人情報の流出につながらないよう、十分注意が必要です。

氏名、住所、電話番号・・・といったような、個人情報を入力するフォームの場合、この設定はOFFにしておくべきです。ONにした場合は、これらの情報が公開されてしまいます。

うっかりONにした場合に、どのように公開されてしまうかの例は下図をご覧ください。

[結果の概要を表示する]を不適切にONにしてしまい、回答者の住所が公開されてしまう例
他の回答者の住所が公開されてしまっている

フォームの確認・テストをする

画面上部の目のボタン(プレビューボタン)をクリックして、フォームの実物の確認・テストをしましょう。

Googleフォームでプレビューボタンを押す
プレビューボタンを押す
Googleフォームのプレビュー機能で、実際の回答画面の動作確認をすることができる
実際の回答画面の動作確認をすることができる

フォームを公開する

画面右上の送信ボタンを押して、フォームのURLを確認しましょう。
このURLをWEBサイトに載せたり、メールで送ったりすればOKです。

なお、URLを短縮するにチェックすると、短いURLにすることができます。

Googleフォームの編集画面でフォームのURLを確認する
送信方法として、メールで送る、リンク、HTML を埋め込む が選べるが、この記事ではベーシックな「リンク」を例にしました。

回答を確認する

フォームへの回答は、Googleフォームの編集画面上で確認したり、Googleスプレッドシートに出力することができます。

回答をざっと確認する程度であれば、編集画面の回答タブで閲覧します。

Googleフォームの画面上で回答内容を確認できる。
概要、質問ごと、回答者ごと の切り口で回答を確認できる。概要はグラフで表示されるので資料として活用しやすい。

細かなデータ集計作業などを行う場合は、スプレッドシートにデータを展開すると良いです。

Googleフォームの回答データをスプレッドシートに展開するボタン
スプレッドシートボタンを押す
Googleフォームのデータをスプレッドシートに出力する際、新規・既存を選択できる。
スプレッドシートは、新しく作成するか、既存のシートを利用するかを選択できる。大体のケースでは新規で作るのではないかと思う。

作成ボタンを押すと、自動的にスプレッドシートの画面に遷移します。
作成されたスプレッドシートはこんな感じです。

Googleフォームの回答データを出力したスプレッドシート。
スプレッドシートに回答データが出力された。

新規のスプレッドシートは、フォームと同じフォルダに作成されます。
なお、スプレッドシートの作成後に新たな回答が届いた場合、スプレッドシートにも自動的に行追加されていきますので、都度シートを作成しなおす必要はありません。

フォームを受付終了にする

フォームの回答受付を終了したい場合は、編集画面の回答タブにて、回答を受付中をOFFに設定してください。

Googleフォームの回答を受付終了にする方法。
「回答を受付中」をOFFにすると「回答を受け付けていません」の状態になり、メッセージも設定できるようになる。

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