Gmailを利用して業務を行う中で、下記のような要望をいただくことがあります。
- メールを効率よく一斉送信したい
- 宛名などの一部分だけ差し込みして送信したい
- 添付ファイルを宛先ごとに変えたい
これらを解決する、一斉送信・差し込み送信ツールを作ってみましたので、公開します。
＊このツールを使用したことにより、ご利用者様、または第三者に損害・トラブル等が発生した場合でも、一切の責任を負いません。自己責任の上でのご利用をお願いいたします。
ツールの概要
Googleスプレッドシートで作成したツールです。スプレッドシート上に作成したリストを使って、テキストや添付ファイルを差し込みし、一斉送信することができます。
上記画像のように設定すると、下記のように、一部分だけ内容が異なる（差し込まれている）メールを一斉送信することができます。
＊ Gmailは１日に送信可能な件数などに制限があります。
大量に送信する予定の場合は、Googleのヘルプをご確認ください。
使い方
ツールを自分用にコピーする
私が公開しているスプレッドシートを開き、コピーを作成します。
メールのテンプレート（ひな型）を作る
Mainシートの画面左のメールテンプレート部分に、基となるメールを作成しましょう。
| 発信者Email | あなたのメールアドレス （エイリアスを設定している人は、そのアドレスでもＯＫ） |
| 発信者名 | あなたの名前（好きな名前にできます） |
| メールタイトル | メールのタイトル 差し込みテキストを入れることも可能（後述します） |
| 本文 | メールの本文 差し込みテキストを入れることも可能（後述します） |
| 共通添付ファイル１～３ | 全あて先に送付する添付ファイルのファイル名 |
メールタイトルと本文には、テキストの差し込みをすることができます。
例えば、「こんにちは、鈴木 太郎様」のように、あて先によって内容を変えたい場合に活用できます。
テキストを差し込む場所に、$0 ～ $9 のいずれかを入力してください。
イメージがつかみにくい場合は、下図をみていただければわかるかと思います。
送り先データを作る
テンプレートができたら、次は、送り先データをDataシートに入力します。
| グループ | メール一斉送信の際は、送信対象にグループを指定することができます。 その場合は、この欄にグループ名を入力します。（必須ではありません） |
| 宛先メールアドレス | 送信先のメールアドレス。 半角カンマで区切って複数入力することができます。 |
| CCアドレス | ccに設定するメールアドレス。 半角カンマで区切って複数入力することができます。 |
| BCCアドレス | bccに設定するメールアドレス。 半角カンマで区切って複数入力することができます。 |
| 差込 $0～$9 | メールタイトルまたは本文に差し込むテキストを入力。 |
| 個別添付ファイル名１～３ | 共通添付ファイルを以外のファイルを追加で添付したい場合は、ファイル名を入入力。 |
| 処理結果 | 入力不要。 |
添付ファイルをGoogleドライブにアップロードする
メールにファイルを添付する場合は、添付ファイルをGoogleドライブにアップロードしておく必要があります。
このツールの仕様上、添付ファイルは全て同じフォルダに格納してください。
また、添付ファイルを格納したフォルダのIDを控えておいてください。（後で使用します）
送信設定する
続いて、送信設定を行います。
| 添付ファイル格納フォルダID | 添付ファイルを格納したフォルダのＩＤ （ファイルを添付しない場合は入力不要） |
| 送信対象グループ | 一斉送信の対象とするグループの名前 （未指定の場合はDataシートの全宛先に送信します） |
| 送信モード | テスト送信 または 本番送信 を選択します。 テスト送信の場合、すべて発信者Email宛てに送信します。 |
送信する
ここまでの手順で準備は整いました。
メール送信をクリックすれば、メールが差し込み一斉送信されます。
処理が終了したら、Dataシート一番右の処理結果を必ず確認してください。
＊初めてこのツールを使う時は、承認作業を行う必要があります。
その手順は、過去の他の記事にまとめていますので、ご参照ください。
参考：GASソースコード
// *** メイン処理 ***
function sashikomiGmailSend(){
// * スプレッドシートの取得
const ss = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet();
const wsMain = ss.getSheetByName("Main");
const wsData = ss.getSheetByName("Data");
// * 処理結果列をクリアする
wsData.getRange(2, 18, wsData.getMaxRows(), 18).clearContent();
// * 送信設定の取得
const folderId = wsMain.getRange("E2").getValue();
const targetGroup = wsMain.getRange("E3").getValue();
const sendMode = wsMain.getRange("E4").getValue() ? wsMain.getRange("E4").getValue() : "テスト送信";
// * 実行確認メッセージ
const select = Browser.msgBox( `${sendMode}モードでメールを一括送信します。よろしいですか？`, Browser.Buttons.OK_CANCEL);
if (select == "cancel") {
Browser.msgBox("キャンセルしました");
return;
}
// * メールテンプレートの取得
const senderEmail = wsMain.getRange("B2").getValue();
const senderName = wsMain.getRange("B3").getValue();
const title = wsMain.getRange("B4").getValue();
const letterBody = wsMain.getRange("B5").getValue();
// * メールテンプレート（共通添付ファイル）の取得
const commonAttachments = [];
for ( let row = 6; row <= 8; row++ ){
const fileName = wsMain.getRange(row, 2).getValue();
if ( fileName ){
const response = getAttachement(folderId, fileName);
if ( !response.errMsg ){
commonAttachments.push(response.attachement);
} else {
Browser.msgBox(`${response.errMsg}処理を中断します。`);
return;
}
}
}
// * 差込データの取得・メール送信
const data = wsData.getDataRange().getValues();
// 0件の場合は処理終了
if ( data.length <= 1 ) {
Browser.msgBox("送信対象が存在しないため、処理を中断します。");
return;
}
for ( let i = 1; i < data.length; i++ ){
// 送信対象グループの宛先 または 送信対象グループ未設定の場合はメール送信
if ( data[i][0] === targetGroup || !targetGroup ){
// 差込処理
const recipient = ( sendMode !== "テスト送信" ) ? data[i][1] : senderEmail;
const processedTitle = insertionText(title, data[i].slice(4,14));
const processedLetterBody = insertionText(letterBody, data[i].slice(4,14));
// 個別添付ファイルの取得
const additionalAttachments = [];
for ( let col = 14; col <= 16; col++ ){
const fileName = data[i][col];
if ( fileName ){
const response = getAttachement(folderId, fileName);
if ( !response.errMsg ){
additionalAttachments.push(response.attachement);
} else {
wsData.getRange(i + 1, 18).setValue(response.errMsg);
continue;
}
}
}
// テストモードの場合、処理継続するか確認
if ( sendMode === "テスト送信" ){
const select = Browser.msgBox(
`＜テストモード＞Dataシート${i + 1}行目：${recipient}に送信予定のメールを${senderEmail}にテスト送信します。よろしいですか？`,
Browser.Buttons.YES_NO
);
if (select == "no") {
Browser.msgBox("テスト送信を中断しました。");
break;
}
}
// メール送信処理
const options = {
from: senderEmail,
name: senderName
};
if ( data[i][2] ){ options.cc = data[i][2] };
if ( data[i][3] ){ options.bcc = data[i][3] };
if ( commonAttachments || additionalAttachments ){ options.attachments = commonAttachments.concat(additionalAttachments); }
try {
GmailApp.sendEmail( recipient, processedTitle, processedLetterBody, options );
wsData.getRange(i + 1, 18).setValue(`送信成功（${sendMode}）`);
} catch(e) {
wsData.getRange(i + 1, 18).setValue(`送信失敗（${sendMode}）：${e}`);
}
} else {
// 指定グループ以外の行の場合はスキップ
wsData.getRange(i + 1, 18).setValue("送信対象外");
}
}
// 終了メッセージ表示
Browser.msgBox("処理が終了しました。処理結果は、Dataシートの「処理結果」列で確認してください。");
}
// *** フォルダID、ファイル名を元にファイルを取得する ***
function getAttachement(folderId, fileName){
const response = {};
const files = DriveApp.getFolderById(folderId).getFilesByName(fileName);
if ( files.hasNext() ){
response.attachement = files.next();
if ( files.hasNext() ){
// 名称が合致するファイルが複数あった場合は処理中断
response.errMsg = `送信失敗：添付ファイル取得エラー・・・「${fileName}」が複数存在します。` ;
}
} else {
// 名称が合致するファイルが存在しない場合は処理中断
response.errMsg = `送信失敗：添付ファイル取得エラー・・・「${fileName}」が存在しません。`;
}
return response;
}
// *** テンプレートテキストの$部分にテキストを差し込む ***
function insertionText(text, afterTexts){
afterTexts.forEach( (afterText, index) => {
const before = new RegExp("\\$" + index, "g");
const after = afterText;
text = text.replace(before, after);
})
return text;
}
コメント