【AppSheet】Automationを使って別のテーブルを更新する（Call a process）

とあるテーブルのデータが更新された時、関連する別のテーブルのデータも更新する方法を見つけましたので記録しておきます。

AutomationのCall a processを利用する方法になりますが、正しい方法なのか（主流な方法なのか）はわかりません・・・。

この記事で紹介するサンプル

今回は、備品の貸出管理を行うアプリを例として説明します。

テーブルは以下の２つです。

貸出簿テーブル	備品の貸出履歴を記録する
備品テーブル	全備品の一覧テーブル

発生するイベントは、備品の貸し出し、備品の返却です。
データの動きは下図のとおりとします。

備品の貸出、返却時は、貸出簿テーブルに記録すると共に、備品テーブルの「備品状態」も更新します。

今回の例は、貸出簿テーブルのデータが追加・更新されたら、備品テーブルの「備品状態」を更新するという処理になります。

まずは、貸出簿テーブルのデータが追加・更新されたらの部分（Events）を作成します。

Automation → Events → New Eventで、処理の起動条件となるイベントを定義する

続いて、備品テーブルの「備品状態」を更新するの部分（Process）を作っていきます。

AppSheetのAutomationのProcessは、１つのProcessにつき、１つのテーブルだけを紐づけできるようです。

今回は、上記の２つのプロセスが必要になります。

まずは、①備品のデータを更新するプロセス　を作成します。

Automation → Processes → New Process

プロセス名を設定し、Tableには「備品」テーブルを選択する

続いて、②貸出簿のデータを元に、①（備品更新プロセス）を呼び出すプロセス　を作成します。

Automation → Processes → New Process

プロセス名を設定し、Tableには「貸出簿」を選択する。その後、Add a stepをクリック。

Create a custom stepをクリック

Stepの名前や処理内容を設定する

Addボタンを押し、Process inputsを設定する（数式は後述）

＊Process inputsの設定値

備品番号：

[備品番号]

備品状態：

IF([貸出状態] = "貸出中", "利用不可", "利用可")

ここまでの作業で、起動条件（Events）と、処理（Process）が作成できました。

あとは、それを組み合わせたボットを作成すればOKです。

Automation → Bots → New Bot

ボットの名前を付け、イベントとプロセスは先ほど作ったものを選択

以上で作成は完了です。

この記事の重要なポイントは、「備品更新プロセス呼び出し」の部分になるかと思います。

先ほどの画像を再掲

Add or lookup process input?をLookupにした場合、Process inputsには、呼び出し先プロセス（備品更新プロセス）が紐づいているテーブル（備品テーブル）のキー項目（備品番号）を必ず指定する必要があります。

キー項目以外の項目（備品状態）も指定した場合・・・

①対象テーブル（備品テーブル）から
②キー項目（備品番号）でデータを検索し
③キー以外の項目（備品状態）を更新する

という動きになるようです。