【Excel】ガントチャート付きスケジュール表を作る（第２回：IF関数,IFS関数で条件分岐）

前回の記事では、スケジュール表の骨組みを作り、セルの書式設定で日付の表示形式も設定しました。

今回は、IF関数やIFS関数を使って、状況に応じて表示内容を変える箇所の実装方法を解説します。

＊完成品のExcelスケジュールテンプレートはこちらからダウンロードできます。

今日はIF関数やIFS関数を使うよ！
この関数は仕事で使えるシチュエーションも多くて便利だよ！

ガントチャートの「月」部分の表示を修正する
仕事の状況が自動で設定されるようにする
STEP3　「未着手」を更に細かく分ける
STEP4　例外ケースに対応する
次回予告

ガントチャートの「月」部分の表示を修正する

現状、すべてのセルに月が表示されていますが、必要な部分のみに表示するよう修正します。

月の数字を表示するセルは、以下の場合のみとします。

一番左のセル
各月の１日目のセル

一番左のセルは、既に月が表示されているので、修正は行いません。
左から２番目以降のセルは、無駄に月が表示されているので、IF関数とDAY関数を使って、月の１日目の場合のみ表示されるようにします。

＜ M4セルの入力内容＞
=IF(DAY(M5)=1,M5,“”)

＜数式の意味＞
もし、M5セルの日にちが1日だったら、M5の値を表示。そうでなければ、空白。

数式が入力できたら、一番右のセルまでペーストしてください。

こうすることで、日にちが１日の場合のみ月が表示されて、日にちが１日以外の場合は空白となります。

仕事の状況が自動で設定されるようにする

続いて、入力した期日や予定・実績に応じて、「状況」欄に適切な文言が表示されるようにします。

STEP1　完了、実施中、未着手の３種類を判別する

まずは第一段階として、実績欄の入力状況によって、「完了」「実施中」「未着手」が表示されるようにしてみます。

＜ J7セルの入力内容＞
=IFS(I7<>””,“完了”,H7<>””,“実施中”,TRUE,“未着手”)

＜数式の意味＞
もし、I7セルが空白でなければ、完了と表示する。
そうでない場合、H7セルが空白でなければ、実施中と表示する。
いずれも該当しない場合は、未着手と表示する。

＊説明が難しいので割愛しますが、「いずれも該当しない場合の条件は TRUE と書く」と覚えおいてください。

数式が入力できたら、一番下のセルまでペーストしてください。

実績欄の入力状況によって、自動的に状況欄が設定されているはずです。

実績欄は、開始日と終了日があるので、入力の状態は全部で４パターンあります。
上図を見ると、全てのパターンで正しく「状況」が設定されていることが確認できます。

ちなみに、今回使用したIFS関数は先述のIF関数の発展版関数だと思えばＯＫです。IF関数は、条件に合致するか合致しないかの２パターンを扱う関数ですが、IFS関数では、条件を必要なだけ増やして分岐することができますので、今回のようなケースに適しています。

ちなみに、IF関数でも、応用すれば今回のケースに対応できます。その場合の数式は以下のとおりです。

=IF(I7<>””,”完了”,IF(H7<>””,”実施中”,”未着手”))

IF関数の、そうでなければ　の部分に、さらにIF関数を記述しています。
これでも特に問題はありませんが、慣れないと理解に時間がかかるかもしれません。

STEP2　「実施中」を更に細かく分ける

続いて、「実施中」の場合に、状況を更に細かく分けて表示するように修正していきます。用意するパターンは下表のとおりです。

条件	表示する文言
期日を過ぎている	実施中(期日超過)
終了予定日を過ぎている	実施中(遅延)
それ以外	実施中

この条件にそって、先ほどの数式の “実施中” を IFS関数に書き換えます。

でも、そんなことをすると、数式が長くなってしまい、めちゃくちゃ読みにくくなることが想定されます。

その対策として、数式の見た目を整えましょう。数式は、途中で改行(ALTキー + ENTERキー)したり、半角スペースで位置を調整(インデント)しても動作に問題ありません。

さて、本題にもどって、数式の修正を行います。
今回 “実施中” を書き換えた数式は以下の通りです。

＜書き換え後の入力内容＞
IFS($G$2>E7,“実施中(期日超過)”,$G$2>G7,“実施中(遅延)”,TRUE,“実施中”)

＜数式の意味 >
もし、$G$2(本日)がE7(期日)より後だったら、実施中(期日超過)と表示。
そうでない場合、$G$2(本日)がG7(終了予定日)より後だったら、実施中(遅延)と表示。
いずれも該当しない場合、実施中と表示。

数式が入力できたら、一番下のセルまでペーストしてください。

本日の値や、期日、終了予定日などを入力して、動作確認をしてみましょう。

STEP3　「未着手」を更に細かく分ける

続いて、「未着手」の場合に、状況を更に細かく分けて表示するように修正していきます。用意するパターンは下表のとおりです。

条件	表示する文言
期日を過ぎている	未着手(期日超過)
終了予定日を過ぎている	未着手(遅延)
開始予定日を過ぎている	未着手(開始遅延)
それ以外	未着手

今回は４パターンありますが、やることは先ほどと同じです。
この条件にそって、元の数式の “未着手” を IFS関数に書き換えます。

＜書き換え後の入力内容＞
IFS($G$2>E7,“未着手(期日超過)”,$G$2>G7,“未着手(遅延)”,$G$2>F7,“未着手(開始遅延)”,TRUE,“未着手”)

＜数式の意味＞
もし、$G$2(本日)がE7(期日)より後だったら、未着手(期日超過)と表示。
そうでない場合、$G$2(本日)がG7(終了予定日)より後だったら、未着手(遅延)と表示。
そうでない場合、$G$2(本日)がF7(開始予定日)より後だったら、未着手(開始遅延)と表示。
いずれも該当しない場合、未着手と表示。